Algemene voorwaarden

1. Wie wij zijn

Deze algemene voorwaarden gelden voor het gebruik van GuardMyContract (de "dienst"), aangeboden door:

• Rechtspersoon: [NOG IN TE VULLEN: naam rechtspersoon]
• Adres: [NOG IN TE VULLEN: vestigingsadres]
• KvK-nummer: [NOG IN TE VULLEN: KvK-nummer]
• E-mail: support@guardmycontract.com

2. De dienst

Met GuardMyContract kunt u:

• contracten uploaden als pdf-bestand;
• belangrijke contractgegevens met hulp van AI laten vinden, elk met een verwijzing naar de pagina en passage waar het gegeven staat;
• opzegdeadlines en verlengingsdata zien die uit die gegevens worden berekend;
• gevonden gegevens controleren, bevestigen en corrigeren;
• een overzicht van uw contracten en een Action Center met meldingen in de dienst gebruiken.

De dienst is nog in ontwikkeling. Op dit moment zijn de volgende functies niet beschikbaar: herinneringen per e-mail, verificatie van uw e-mailadres, wachtwoordherstel, tweestapsverificatie, het uitnodigen van teamleden, tekstherkenning (OCR) voor gescande documenten, een automatische malwarescan, facturatie en betalingen, en het zelf exporteren van gegevens of verwijderen van uw account. Functies die in de dienst als "Coming soon" zijn gemarkeerd, maken pas deel uit van de dienst als ze beschikbaar zijn.

Betaalde abonnementen en betalingen zijn nog niet beschikbaar; de prijzen op onze website zijn geplande prijzen. Voordat betaalde abonnementen ingaan, informeren wij u daar vooraf over.

3. Uw account

• Voor het gebruik van de dienst heeft u een account nodig. U geeft daarbij uw juiste naam en een e-mailadres waarover u beschikt.
• Houd uw wachtwoord geheim en deel uw account niet met anderen. U bent verantwoordelijk voor wat er met uw account gebeurt.
• Vermoedt u dat iemand anders toegang heeft tot uw account, meld dit dan direct via support@guardmycontract.com.
• Wachtwoordherstel is nog niet beschikbaar. Heeft u geen toegang meer tot uw account, neem dan contact op met support.
• Wie een organisatie aanmaakt, wordt daarvan de eigenaar.

4. Alleen voor zakelijk gebruik

De dienst is bedoeld voor ondernemingen en organisaties, zoals mkb-bedrijven, vastgoedbeheerders en VvE-beheerders, en niet voor consumenten. Bij het aanmaken van een account bevestigt u dat u dit account aanmaakt namens een onderneming of organisatie, en dat u bevoegd bent om deze voorwaarden namens haar te aanvaarden.

5. Aanvaarding en versies van deze voorwaarden

• U aanvaardt deze voorwaarden door bij het aanmaken van uw account het vakje daarvoor aan te vinken. Wij registreren welke versie u heeft aanvaard (deze versie: terms-v1), het tijdstip en uw IP-adres.
• De geldende versie staat altijd op deze pagina, met versienummer en ingangsdatum. U kunt deze pagina opslaan of afdrukken.
• Kleine wijzigingen kondigen wij aan in de dienst. Voor wezenlijke wijzigingen vragen wij u de nieuwe versie opnieuw te aanvaarden wanneer u daarna voor het eerst inlogt.

LEGAL REVIEW REQUIREDWat als een wezenlijke wijziging geldt en welke aankondigingstermijn wordt gehanteerd, wordt nog juridisch vastgesteld.

6. Uw contracten en de persoonsgegevens daarin

• U behoudt alle rechten op de contracten en andere inhoud die u uploadt.
• U geeft ons toestemming die inhoud op te slaan en te verwerken voor zover dat nodig is om de dienst te leveren. Daaronder valt het doorsturen van contracttekst naar onze AI-aanbieder voor analyse, zoals beschreven in onze privacyverklaring.
• U bent ervoor verantwoordelijk dat u de contracten mag uploaden en dat u een passende grondslag en de bevoegdheid heeft voor de verwerking van de persoonsgegevens die erin staan.
• Bewaar zelf kopieën van uw oorspronkelijke contracten. De dienst is geen archief- of back-updienst.

7. Eisen aan uploads

• Alleen pdf-bestanden worden geaccepteerd, binnen de maximale bestandsgrootte en het maximale aantal pagina's dat de dienst aangeeft.
• Versleutelde of met een wachtwoord beveiligde pdf's en pdf's met actieve inhoud worden geweigerd.
• Voor een analyse moet de pdf een tekstlaag hebben. Gescande pdf's zonder tekstlaag kunnen nu niet worden geanalyseerd.
• Upload alleen documenten die u mag gebruiken en die geen schadelijke software bevatten.

8. AI-ondersteunde analyse

• Contractgegevens worden met hulp van AI uit de tekst gehaald. De AI kan informatie missen of verkeerd lezen.
• Wij controleren elk gevonden gegeven aan de hand van de geciteerde passage op de genoemde pagina. Gegevens die zo niet te controleren zijn, worden gemarkeerd voor uw beoordeling. Informatie die niet wordt gevonden, wordt als ontbrekend getoond.
• De uitkomst van de analyse is een hulpmiddel. Zij is niet juridisch bindend of gezaghebbend.

9. Berekening van deadlines en verlengingen

• Opzegdeadlines, verlengingsdata en andere data worden met vaste rekenregels berekend uit de gevonden gegevens en uit uw bevestigingen en correcties. Zijn die gegevens onvolledig of onjuist, dan zijn de berekende data dat ook.
• De dienst stuurt op dit moment geen herinneringen per e-mail. U moet de dienst zelf raadplegen.

10. Geen juridisch advies

GuardMyContract is geen advocatenkantoor en geeft geen juridisch, financieel of fiscaal advies. De dienst neemt geen beslissingen over uw contracten voor u. De informatie over onze beveiliging beschrijft hoe de dienst is gebouwd; zij is geen certificering of garantie.

11. Uw eigen verantwoordelijkheid

Controleer belangrijke contractgegevens en data altijd aan de hand van het oorspronkelijke contract voordat u erop vertrouwt of op basis daarvan handelt of juist niet handelt. U blijft zelf verantwoordelijk voor het tijdig opzeggen, verlengen of anderszins nakomen van uw contracten.

12. Aanvaardbaar gebruik

U zult:

• geen inhoud uploaden die u niet mag gebruiken of die onrechtmatig is;
• geen bestanden uploaden met schadelijke software of bedoeld om de dienst te schaden;
• niet proberen toegang te krijgen tot gegevens van andere organisaties, of beveiligingsmaatregelen en gebruikslimieten te omzeilen;
• de dienst niet overbelasten, verstoren, kopiëren, doorverkopen of ontleden (reverse engineering), behalve voor zover de wet dat toestaat;
• de dienst niet gebruiken op een manier die in strijd is met de wet of anderen schade toebrengt.

13. Intellectueel eigendom

De dienst, de software en het ontwerp ervan zijn van ons of van onze licentiegevers. U krijgt een niet-exclusief, niet-overdraagbaar recht om de dienst voor uw eigen onderneming of organisatie te gebruiken zolang uw account actief is. Uw eigen inhoud blijft van u.

14. Beschikbaarheid

Wij streven ernaar de dienst goed beschikbaar te houden, maar garanderen niet dat de dienst altijd zonder onderbreking of fouten werkt. Wij kunnen onderhoud uitvoeren en functies wijzigen of beëindigen. Belangrijke wijzigingen kondigen wij waar redelijkerwijs mogelijk vooraf aan.

15. Opschorting en beëindiging

• U kunt op elk moment stoppen met het gebruik van de dienst.
• Wij kunnen uw toegang opschorten of beëindigen als u deze voorwaarden ernstig of herhaaldelijk schendt, als uw gebruik de veiligheid van de dienst of van andere klanten in gevaar brengt, of als de wet dat vereist. Waar redelijk waarschuwen wij u eerst.

16. Account verwijderen en gegevens exporteren

• Zelf uw account verwijderen of uw gegevens exporteren is nog niet mogelijk in de dienst. Stuur hiervoor een verzoek naar support@guardmycontract.com; wij handelen het voorlopig handmatig af.
• Wij kunnen u vragen uw identiteit te bevestigen, bijvoorbeeld door het verzoek te sturen vanaf het e-mailadres van uw account.
• Na beëindiging van uw account bewaren wij uw contracten en documentgegevens nog 30 dagen; daarna verwijderen wij ze. Zie de bewaartermijnen in onze privacyverklaring.

17. Diensten van derden

Voor de dienst gebruiken wij de volgende dienstverleners:

• Anthropic: AI-analyse van contracttekst;
• Resend: bezorgen van supportberichten;
• TransIP: domeinnaam, DNS en e-mail;
• Hostingprovider: hosting van de dienst in een Nederlands datacenter ([NOG IN TE VULLEN: naam hostingprovider]).

Welke gegevens zij ontvangen, staat in onze privacyverklaring. Resend en TransIP verwerken alleen support- en e-mailgegevens, geen contractinhoud.

18. Verwerkersovereenkomst

Voor persoonsgegevens in uw contracten verwerken wij gegevens in uw opdracht. Daarvoor sluiten wij met u een verwerkersovereenkomst, waarin onder meer de inzet van subverwerkers zoals Anthropic en onze hostingprovider wordt geregeld. Deze verwerkersovereenkomst wordt beschikbaar gesteld voordat wij voor klanten persoonsgegevens in contracten verwerken.

LEGAL REVIEW REQUIREDDe tekst van de verwerkersovereenkomst en de verhouding tot deze voorwaarden worden nog juridisch opgesteld.

19. Wijzigingen van de dienst en deze voorwaarden

Wij kunnen de dienst en deze voorwaarden wijzigen. Hoe wij wijzigingen van deze voorwaarden aankondigen en wanneer u een nieuwe versie opnieuw moet aanvaarden, staat in Aanvaarding en versies van deze voorwaarden.

20. Aansprakelijkheid

LEGAL REVIEW REQUIREDDeze bepaling is nog niet definitief. De afspraken over aansprakelijkheid, waaronder eventuele beperkingen, worden door een Nederlandse jurist opgesteld.

De aansprakelijkheid van partijen wordt nader geregeld in deze bepaling. Tot die tijd geldt wat de wet hierover bepaalt.

21. Toepasselijk recht en geschillen

LEGAL REVIEW REQUIREDHet toepasselijke recht en de bevoegde rechter worden nog juridisch vastgesteld.

22. Contact

Vragen over deze voorwaarden kunt u stellen via support@guardmycontract.com. Postadres: [NOG IN TE VULLEN: postadres].

Hoe wij met persoonsgegevens omgaan, leest u in onze privacyverklaring.